導入効果	業務時間を年間で約200時間削減できた。 年間約12万枚分の紙の使用量を減らせたうえ、郵送費も抑えられた。 事前判定機能により、異なる判定が一目でわかるようになった。

課題だった紙の使用量と業務時間の大幅削減を実現

moreNOTEを導入する前の課題をお聞かせください

主に、介護認定審査会の準備に要する業務時間と紙の使用量の多さが課題でした。
当市では、70人の委員を14の合議体に分け、各合議体５人の委員で審査しています。年間6,000件から7,000件の審査を行うため、1回の審査会で最大37件審査をする時もあります。
審査会資料は、開催日1週間前に委員に配付するのですが、午前8時半から職員2人体制で高速プリンターを使って印刷をしても、正午までかかっていました。レターパックで郵送していたので、印刷後の封入作業もありました。また、A4用紙を審査会１回あたり約2,500枚使用していました。
審査会終了後に紙資料を回収しますが、機密文書の廃棄が月1回のため、4週間分の資料を保管するための場所も必要でした。

課題を抱えるなか、moreNOTEの導入に至った経緯を教えてください

当市でもDX化推進の流れがあり、審査会でも何かできることがあるのではないかと考え、2022年にペーパーレス化の検討を開始しました。
新型コロナウイルス感染症の感染拡大により、審査時間の短縮が求められていたことも背景にあります。
ペーパーレス化を進めるにあたり、システムの導入を検討しました。
システムには、円滑な資料のアップロード、十分なセキュリティ、事前判定機能の搭載を求めていました。導入にあたり、複数の企業から話を聞き、比較・検討を進めました。

セキュリティと事前判定機能が導入の決め手

moreNOTEを選んだ理由は何ですか？

他の自治体の事例を参考にする中で、moreNOTEには事前判定機能があると耳にしました。
当時、審査会の開催時間を短縮するため、委員から事前にアンケートを取り、職員が集計し意見集約を行っていました。
システム導入後も意見集約を行いたいと考えていたため、moreNOTEの事前判定機能に魅力を感じました。
2023年4月にシステムを導入し、当初は紙資料も配付していました。
2024年10月からは紙資料の配付を廃止し、moreNOTEでの閲覧のみにしました。

導入の効果はいかがですか？

システム導入前は、資料準備に3時間半程度かかっていましたが、導入後は、1時間半程度で準備できるようになりました。
試算では、業務時間を年間で約200時間削減することができます。
また、紙の使用量を年間約12万枚削減できるだけではなく、郵送費も抑えられます。
moreNOTE自体、委員からも「操作がしやすい」という声をいただいています。

導入の決め手となった事前判定機能の使い勝手についても、感想をお聞かせください

委員によって異なる判定がなされている箇所が色付けされ、確認作業が非常に楽になりました。
事前判定を行わないと、審査会は1時間近くかかる時もあります。事前判定によって、早い時は15分、平均しても30分以内に終わるので、委員の負担も減っています。
また、審査会の開催時間が短縮されることにより、職員の残業時間も削減できるので、よかったと思います。

審査会以外の研修や会議でもmoreNOTEは活躍

導入時にはセキュリティ面も重視されていましたが、セキュリティ面はいかがですか？

問題なく利用できています。
紙資料に比べて紛失や流出のリスクが減り、管理がしやすくなりました。

moreNOTEの導入は、庁内のペーパーレス化にも影響がありましたか？

審査会だけではなく、研修や庁内会議などで事務局用のタブレットに資料をアップロードして臨むケースも増えました。moreNOTEは書き込みもしやすいので、研修や会議の際も便利です。
介護認定審査会だけではなく、障害支援区分認定審査会でも同様にmoreNOTEを活用しています。

今後の展望をお聞かせください

現在、一部の合議体ではオンラインで審査会を行っていますが、委員の移動時間削減などのためにも、今後はさらにオンラインでの開催を推進する予定です。
また、moreNOTEの導入で、審査会に係る業務時間を大幅に短縮できました。短縮した時間を有効活用し、市民サービスの向上につなげていきたいです。

【磐田市とは】

磐田市（いわたし）は、静岡県西部に位置する人口約 16 万人の都市で、温暖な気候と豊かな自然環境に恵まれています。奈良時代には遠江国分寺や国府が置かれ、江戸時代には東海道五十三次見付宿として繁栄するなど古くから栄えてきた地域です。
スポーツが盛んな地域で、J リーグ「ジュビロ磐田」のホームタウンやラグビーチーム「静岡ブルーレヴズ」のホストエリアとしても知られ、多くのファンが訪れます。
また、海老芋やしらす、お茶、メロンなど自然の恵みを活かした特産品も自慢のひとつです。