導入効果	紙の使用量が40%減らせたうえ、印刷費や準備にかかる人件費も削減できた。 オンライン参加でも、追加審査に対応できるようになった。 審査から認定までの日数を短縮できた。

議会での導入実績により使用感を把握できスムーズに導入

moreNOTEを導入する前に抱えていた課題を教えてください

斎藤様　市全体として、ペーパーレス化で紙の使用量を減らす流れがありました。特に認定審査会では、年間で最大23万枚を使用しており、全庁的に見ても多かったので削減する必要が出てきたのです。
さらに、発送スケジュールも課題になっていました。審査会開催1週間前までに委員に届くように発送していますが、郵便局の土日配達が廃止になったため、発送スケジュールを前倒しせざるを得ませんでした。

moreNOTEを選んだ理由は何ですか？

木下様　すでに町田市でも導入していたため、実際に使用しているところを想像できた点が大きいです。導入実績があるため、契約もスムーズでした。

導入にあたっては、どのような準備をしましたか？

木下様　moreNOTEの契約については、ペーパーレス化の必要性を理解してもらえたのでアカウントを契約する予算は確保できました。委員は約130名おり、25合議体があるのですが、タブレット端末の購入は見送りました。そのため、委員がお持ちの端末でmoreNOTEを使ってもらっています。

委員からは「使いやすい」との声があり、他の委員へも広まっていった

導入の流れを教えてください

木下様　2022年5月にmoreNOTEの契約を行い、一部の合議体の委員を対象に「使ってみませんか」とお声がけさせていただきました。
当初は「使いたい」とおっしゃってくれた委員が中心でしたが、利用する方を増やしたいという思いはありました。というのも、新型コロナウイルス感染症を機に、オンラインでの参加も可能としたためです。がん末期の方など、至急審査が必要な方については、これまでは当日資料を配布していました。
しかし、紙の資料の場合、オンラインでの参加者には当日資料を配布できません。オンラインでの参加者が増えるに従い、追加審査ができない合議体が増え、課題を感じていました。

どのようにしてmoreNOTEの利用者を増やしましたか？

木下様　2023年11月に開催した合議体長会議で、ペーパーレス化が進めば早く審査結果を出せることを訴えました。すると、会長を含め、皆さんから賛同をいただけたのです。各合議体に持ち帰って他の委員にも伝えてくださったおかげで、それまでの利用者数は36人でしたが、現在は82人に増えました。端末をお持ちの方は、ほとんどmoreNOTEを使っている状態です。
moreNOTEを使っている委員が、所属する合議体の他の委員に広めてくださったおかげで、合議体の委員全員が使っているところもあります。委員の中には、他の委員と一緒にmoreNOTEを使うために休日にタブレット端末を買いに行ってくださった方もいました。
斎藤様　2024年5月と6月には、審査会の際にタブレット端末を委員に貸し出し、使用感を知ってもらう取り組みもしました。「イメージしていたよりも使いやすい」「タブレット端末を貸与してくれたら、使いたい」という声が多かったです。

結果を心待ちにしている市民のためにさらなる日数短縮を目指す

導入の効果はいかがですか？

木下様　委員全体の40%が完全にペーパーレス化できているので、単純計算でも紙の使用量のうち40%を減らせました。また、全委員がペーパーレス化した合議体については郵送にかかる日数が不要となり、3～5日の認定期間短縮に繋がっています。
斎藤様　資料の作成や郵送の手配、使い終わった紙の資料をシュレッダーにかける作業なども削除できました。

今後の展望をお聞かせください

斎藤様　ペーパーレス化については100%を目指していきたいと考えています。そのためにも、委員の協力が必要なので、市としては委員と一緒に進めていくつもりです。紙に加え、郵送費や準備にかかる人件費などを削減すれば、市にとってメリットは大きいです。なるべく少ない予算の中で運営できるようにしていきたいです。
木下様　認定係の使命は、1日でも早く認定結果を出すことだと考えています。何気なく過ごしている1日も、申請者の方やご家族にとっては結果を心待ちにしている1日です。審査会が1日でも早く結果を出すにあたり、moreNOTEによるペーパーレス化の寄与は大きいと考えています。そのため、moreNOTEを活用することで、結果を出すまでの日数をさらに短縮していきたいと思っています。

導入を検討している自治体へのアドバイスはありますか？

斎藤様　端末が用意できるのであれば、全委員同じタイミングでペーパーレス化した方がいいと思います。町田市は、紙の資料を使う方、紙の資料とmoreNOTEを併用している方、moreNOTEのみの方がいらっしゃるので、管理が複雑になっています。安定稼働をするまでの、併用期間を事前に決めて、併用期間が過ぎたら一気にmoreNOTEのみに切り替えることをおすすめします。

木下様　委員から質問を受けることがあるので、委員向けの説明会と合わせて、導入前に事務局の職員全員が操作説明会を受けることもお勧めします。委員も質問した時にすぐに答えが返ってこないと不安になります。当市は、導入後に富士ソフトに依頼して操作説明会を受けましたが、事前に事務局の職員が一定の知識を持ち、足並みを揃えた方がいいと思います。

【町田市とは】

東京都の最南端（島しょ部を除く）に位置する町田市は、人口43万人。都内では東京23区を除き2番目に人口が多く、東京都のベッドタウンとしても知られています。
小田急線町田駅の1日平均乗降人員は新宿、代々木上原に次いで3位、JR横浜線町田駅は1位と多くの人が行き交っています。また、商業施設が集まる町田駅周辺には、ショッピングや飲食など、賑やかな都市生活を楽しむことができます。新宿・渋谷・横浜といった都心へのアクセスも良好で通勤・通学の利便性が高いだけでなく、緑豊かな自然に触れ合うこともでき、「都会と自然のバランスがちょうどいい」まちです。
公園は800を超え、町田薬師池公園四季彩の杜の西園やリス園、日本の歴史公園100選に選定された薬師池などをはじめとした四季折々の自然が楽しめる観光スポットが多くあります。
2024年にはホームタウンチームであるFC町田ゼルビアがJ1昇格を果たし、スポーツのまちでもあります。