導入効果	年間6万3,000枚の紙資料と約30万円の郵送費が削減できた。 moreNOTE上で資料の受け渡しができるため、資料を郵送する必要がなくなった。 事前判定機能を利用することで、会議時間が大きく短縮された。

端末認証などセキュリティ面を評価し導入を決定

moreNOTE介護認定審査会デジタルパックを導入した経緯をお聞かせください

新型コロナウイルス感染症の流行をきっかけに、介護認定審査会をオンラインで開催するようになりました。中新川広域事務組合は富山県中新川郡にある上市町・立山町・舟橋村から成り、冬は雪の日が多く移動が大変です。そのため、審査会委員の人材確保は、以前から課題として挙がっていました。審査会の運営が今後さらに困難になると見越し、新型コロナウイルス感染症が5類に移行した後も、オンラインでの開催を継続することにしました。
しかし、資料郵送にかかるコストと手間の課題がありました。審査会で使用する資料は委員に郵送し、個人情報を扱っているため、開催後に返送してもらっていました。郵送費の負担が大きく、ペーパーレス化の検討を開始しました。

moreNOTEを選んだ決め手は何ですか？

moreNOTEはNTTビジネスソリューションズ様から紹介を受け、他のシステムと比較したところ、端末認証に加え、国内のデータセンターにサーバーが設置されていることなどから、セキュリティ面で信頼できると感じました。また、導入にあたっては研修会を開いてもらえると聞き、細やかな対応も魅力に感じました。
予算を要求するにあたっては、コストの概算を用意し、それを基に当組合の状況を当てはめて計算しました。タブレット端末の購入費や利用料などと、予測される紙の購入費などを比較した資料を作成して提示したところ、要求した予算が承認されました。

不明点や疑問点を感じた際のサポートセンターの対応にも満足

導入にあたっては、どのような準備をしましたか？

委員向けにタブレット端末の立ち上げから記載したマニュアルを作成し、会議中に不明点があれば、マニュアルで確認できるようにしました。
委員には、資料の返却の手間が削減できるなど効果をお伝えするとともに、全体での研修会を開くだけではなく、個別でも使い方をお教えするとお話をしたところ、導入に納得していただけました。2023年10月と11月に研修会を実施しましたが、日程が合わず参加が難しい委員もいたので、全ての委員によるペーパーレス運用は2024年1月となりました。操作に不安を感じていた委員には、審査会当日に来庁してもらい、使い方をご説明しながら審査会に参加していただきました。

スムーズに導入できましたか？

最初は念のため、紙の資料を用意していましたが、委員は「タブレット端末で挑戦します」と言ってmoreNOTEを使ってくれました。先に研修を受けた委員がmoreNOTEの使い勝手を評価してくださったので、他の委員も「そんなに身構えなくても大丈夫かもしれない」と思ってくれたようです。
また、不明点や疑問点が生じた際はサポートセンターに連絡しましたが、すぐに対応していただけて助かりました。

資料の準備時間の簡略化で他の業務に時間を充てられるようになった

使い勝手はいかがですか？

委員からは、ホーム画面のカレンダーからすぐに資料にアクセスができて便利だという声がありました。紙と同じような操作性や資料を拡大できる点も好評です。
2024年3月にバージョンアップされて介護認定の有効期間の入力が可能になったので、事前判定集計機能を十分に活用できています。委員は隙間時間を利用して資料を読み込み、事前判定を入力します。審査会開催前に当組合で入力内容を確認し、事前判定と有効期間について全委員が一致していれば、その旨を記載するので、審査会の進行がスムーズになりました。これまでの会議時間は1時間以上を要しましたが、今は30分ほどで終わっており、委員の負担軽減にもつながっています。

導入の効果をお聞かせください

年間6万3,000枚使用していた紙資料が不要になり、さらに郵送費30万円も削減できました。これまで資料の印刷や郵送、返送してもらった資料の廃棄などに時間を要していましたが、その時間を他の業務に充てることができるようになりました。今後は簡素化の本格的な実施に取り組み、さらに審査件数を増
やしたいと考えています。
また審査会だけではなく、年１回行っている審査会委員を対象とした現任研
修でもmoreNOTEを活用しています。これまでは研修会の資料を郵送していましたが、今はmoreNOTEに資料をアップロードするだけで良いので、事務作業が減りました。
moreNOTEは、常にバージョンアップをして必要な機能が追加・改善されるので、さらに審査会の時短につながるようなバージョンアップを期待しています。

【中新川広域行政事務組合とは】

本組合は、富山県の上市町、立山町、舟橋村の2町1村で構成された一部事務組合です。この地域の北西部は緑豊かな穀倉地帯が広がり、南西部は中部山岳国立公園に指定されている北アルプス立山連峰がそびえています。
上市町は、「岩と雪の殿堂」と呼ばれる剱岳の麓に位置し、自然の癒やしを味わえる３つの森林セラピーがあり、アニメ映画「おおかみこどもの雨と雪」の舞台モデルになった町です。
立山町は、「日本三霊山」のひとつである立山、黒部ダム、雪の大谷などが有名で、落差日本一の称名滝など多くの山岳観光資源を有しています。
舟橋村は、徒歩で村内を回れるほどの日本一面積の小さな村ですが、県都富山市から電車で１５分、車で２０分という利便性の高さから、富山市のベッドタウンとして平成に入って人口が倍増し、活気にあふれ、「奇跡の村」と呼ばれています。

介護保険課
丸山 氏（写真左）
數井 氏（写真右）

自治体名：	中新川広域行政事務組合
所在地：	〒930-0288　富山県中新川郡舟橋村国重２４２
導入時期：	2023年10月
URL：	https://www.union.nakaniikawa.toyama.jp/
※当事例は2023年12月時点の情報です。