導入効果	電子化でコピー用紙代が10分の1に。経費を気にせずカラーで分かりやすく これまで当たり前だった会議事務局としての準備作業を改善

社内会議の配布資料削減を目指して

moreNOTE導入の経緯を教えてください

国内および海外で土木・建築・環境を幅広く手掛ける総合建設業の西松建設株式会社は、1874年に創業し、昨年140周年を迎えました。土木事業、建築事業、開発・不動産事業を三本柱に成長を続けています。
2012年から「各職場における自発的無駄の改善」プロジェクトを展開しており、職場での身近な改善活動や無駄をなくすアイデアを社員から募集。採用された提案を全社に展開する活動を行っています。
これまでに150以上の事例やアイデアが寄せられ、現場の仮設資機材や事務用品等の全社的転用、社内SNSによる意見交換の活性化など10項目が採択されてきました。
「社内会議で配布するコピー用紙の削減」もそのうちの一つです。この提案を切っ掛けに、タブレットによるペーパーレス会議の推進をスタートしようとしましたが、その時点で社内にはまだタブレットが導入されておらず、私たち情報システム部は、オフィスの無線LAN整備やペーパーレス会議システムの選定、利用者支援なども担当しました。
ペーパーレス会議システムは複数試して比較したところ、中でもmoreNOTEは複数タブレットを同期できるペアリング機能、万が一のリスクを考慮したセキュリティ機能など、便利機能が豊富でタブレットとクラウドの特徴をよく活かしたサービスだと感じました。
当社では業務内容に合わせて機種を選抜していますので、iOS、Windows、Androidにマルチ対応しているのも大きな利点の一つでした。現在、タブレットの全社導入数は約3,000台ですが、iOSが7割、Windowsが3割ほどです。
またmoreNOTEはいざ利用してみると、ユーザーインターフェイスが直感的で分かりやすく、画面切り替えや資料表示もスピーディなのでとても重宝しているんです。

260の会議、100の部門でヘビーユース

moreNOTEをどのような会議で活用していますか

まずは、経営会議での利用からスタートしました。
通信性能改善やシステムトラブルの解消、操作支援など、役員会議に情報システム部のスタッフがスタンバイして少しずつmoreNOTEを浸透させたイメージでしょうか。
本導入はトライアル期間を経た2014年9月でしたが、それまでの間も富士ソフトにはきめ細かなサポートをしてもらい、非常に助かりました。
また運用面ですが、当初は従来の会議資料をそのままPDFにして保存していましたが、タブレットで閲覧しやすいA4サイズに統一したり、それでも細かい帳票が必要な場合はA3の紙も併用するなど、事務局が工夫を凝らし、改良を重ねながら効率的なペーパーレス会議を日々研究してきました。経営企画部や各会議事務局の協力により、今では役員会議のほか、各種社内委員会の定例会議など約260種類の会議と、約100の部門で利用しています。

導入効果を教えてください

ペーパーレス会議システムは、紙の削減はもちろんですが、様々な効率化が図れることが判ってきました。例えば、これまで30名が出席する会議では1回につき約1,000枚のコピー用紙を消費していましたが、これを削減。また従来、経費削減のために白黒コピーにとどめていた印刷も、タブレットなら経費を気にせずカラーで、しかも拡大して閲覧できるようになり視覚的にわかりやすく会議進行できるようになりました。現在は、年間約250万枚の削減効果が出ています。

会議事務局は作業量削減、参加者は移動時間の有効活用も

ペーパーレス会議の推進にあたっては事務局の作業改善も図れました。
事務局の仕事といえば、会議開催ごとに大量の資料を集約し、頻発する資料の差し替え対応、印刷、そしてセッティングなどの繰り返しで、それはこれまで事務局として当たり前の仕事だったんですよね。それが、moreNOTEの導入により変化しました。
例えば、大人数分の資料印刷や配布の手間がほぼゼロになったほか、これまではなかなか難しかった直前の資料差し替えも時間を気にすることなく容易になるなど、会議準備の作業負担が軽減され、会議開催までの時間にもゆとりが持てるようになりました。
さらに、海外や支店など複数拠点で開催する会議の資料展開が容易になったほか、会議出席者に関しては、オフィスや移動する新幹線の中でも事前に資料確認できるなど、時間を有効に使えるようになりました。

社内利用者の声をお聞かせください

使い込んでいくにつれて利用者からは「ペン機能がよりきれいに、より書きやすくなるともっといい」「会議に出席した上司から部下に、メモを基に効率的で端的な資料説明ができるよう、メモした資料をさらにペアリングできるようになると便利」など意欲的な意見が挙がっています。
我々システム部門はもちろん、社内の利用者もmoreNOTEのますますの飛躍に期待しています。

今後のプランはありますか

引き続き社内での利用を推進していきますが、会議以外の利用も検討していきたいです。また、クラウドストレージやファイル転送用途でも活用したいと思っています。既にURL発行機能によりデータの受け渡しも容易になりましたが、それが大容量ファイルでも実現できるとより活用の幅が広がると考えています。

社長室 情報システム部長
古村 文平 氏

社長室 情報システム部　情報システム課 担当課長
西牧 晋志 氏

会社名：	西松建設株式会社
所在地：	〒105-6310　東京都港区虎ノ門 1-23-1　虎ノ門ヒルズ森タワー 10階
代表：	代表取締役社長　高瀬 伸利 氏
従業員数：	2,536名（2018年3月末現在）
資本金：	23,513,643,819円
導入時期：	2014年 9月
URL：	https://www.nishimatsu.co.jp/
※所属・役職は導入当時の情報です。 ※当事例は2019年5月に改訂しました。