導入効果	年間、約9万8,000枚分の紙代、及び約65万円の郵送代等を削減できた。 データでやり取りできるようになったため、急いで審査しなければならないケースにも素早く対応できるようになった。 事前判定機能により介護認定審査会で迅速に決定できるようになった。

議会事務局でも採用されるレベルのセキュリティに安心感

moreNOTEを導入しようと考えた理由は何ですか？

新型コロナウイルス感染症が流行したため、当市ではオンラインで介護認定審査会を開催するようになりました。しかし、紙の資料を使っていたので委員に郵送する必要があり、費用削減や手間の削減を目的にペーパーレス化を検討し始めたのです。
当市の介護認定審査会は月・火・木曜日は2合議体、金曜日は1合議体、水曜日は隔週開催で1合議体の合計15合議体です。1合議体あたり30 ～ 50人を審査しており、年間の紙の使用量は約9万8,000枚でした。資料は審査会の開催10日前に郵送し、使い終わった資料は委員が市役所に返却する仕組みで、郵送費は年間約65万円に上っており、その他にもコピー機のインク代などもかかっていました。

moreNOTEを知ったきっかけをお聞かせください

当市の議会事務局でも導入しているため、moreNOTEのことは知っていました。他のペーパーレスシステムと比較しましたが、議会事務局で採用されるほどセキュリティがしっかりしている点が導入の決め手になりました。例えば、介護認定審査会の委員がパソコンやタブレット端末で資料を閲覧しても、データをそれぞれの端末には保存できません。その点に安心感を覚えました。
予算要求では、moreNOTEのライセンス費用のみを要求しました。このライセンス費用と、導入によって削減できる紙や郵送代のコストを比較し、さらに介護認定審査会の運営に携わる職員の作業時間も短縮できる点を伝え、予算を確保できました。

介護認定審査会の会長の理解が導入を後押し

moreNOTEを導入するにあたり、委員にはどのように周知しましたか？

まず2022年7月に委員全員に対し、審査会資料の電子化に関するアンケートを実施しました。その結果をもって8月に審査会の会長にペーパーレスシステムの導入について打診したところ、会長は介護認定審査会のオンライン化やペーパーレス化に前向きな方でもあり、各委員への丁寧な説明を条件に、賛同をいただきました。次に、会長を通じてパソコンが得意な委員をご紹介いただき、moreNOTEを使用いただきながら、操作性の確認や、審査会における運用方法など相談を進めました。現在導入を検討している自治体は、ペーパーレス化に前向きな委員やパソコンが得意な委員に個別に相談するところから始めてもいいと思います。
2023年1～3月にかけて、各委員へ個別にmoreNOTE導入を行い、最終的に数回、委員向け操作説明会もオンラインで行いました。その際、事務局では、moreNOTE導入に係るメリットや操作方法などを記載した資料を作成し、委員に配布しました。

想定に比べて、導入は円滑に進みましたか？

市では専用のタブレット端末は導入せず、各委員が所有しているパソコンやタブレット端末にmoreNOTEをインストールしてもらったのですが、インストール方法がわからず、職員がご自宅やクリニックを訪問し、お手伝いをした方もいます。しかし、ほとんどの委員は、ご自身で対応してくれました。
2023年4月から本格的に介護認定審査会において使用を開始しましたが、当初は紙の資料も配布し、併用しての審査会でした。5月からは、基本的に紙の資料は配布せずmoreNOTEのみで閲覧してもらっています。
しかし、中には機器の関係でどうしてもmoreNOTEを導入できない委員もおり、そういった委員へは現在も紙で資料を送付しています。

moreNOTEの機能は必要十分で費用対効果にも満足

導入による効果を教えてください

委員からは「紙の資料を使わずスマートにできるのでよい」といった声が上がっています。これまでは使い終わった資料は委員が市役所に持参していましたが、その必要がなくなり、委員の負担も減ったと思います。
我々職員も、慣れるまではアップロードした資料の修正方法などに戸惑うこともありました。しかし、今は円滑に操作ができていますし、資料を郵送せずに済むので、メリットはかなり感じています。紙の購入費や郵送費を大幅に削減できたため、費用対効果を考えても導入してよかったです。moreNOTEの機能を見ても、資料をペーパーレスで共有できるシステムとしては十分過ぎるほどでしょう。
以前は郵送後に資料を修正する必要が発生しても、郵送では間に合わず、審査会の当日に修正後の資料を配布して確認していただいていました。moreNOTEは修正版をすぐにアップロードできるため、委員には審査会の前に資料を確認してもらえるようになりました。特によかったと感じているのは、データですぐにやりとりができるので、末期がんの方のように急いで審査会に掛けなければいけない方の審査が早くできるようになったことです。

今後の展望をお聞かせください

moreNOTEの介護認定審査会パックを活用し、介護認定審査会に要する手間を省いていくことで迅速な要介護認定や市民サービスの向上に寄与していきたいと考えています。
事前判定を登録しての審査会など、まだ試用段階ではありますが、委員から積極的な活用を望む声も上がっています。当市では介護認定審査会が夜に行われるため、どうしても事務局は残業時間が増えてしまいます。介護認定審査会をスムーズに進めるとともに、moreNOTEの機能を駆使して、時間外勤務の縮減にも努めていきたいと考えているところです。

【盛岡市ってどんなとこ？】

盛岡市は岩手県中央部に位置する、人口約28万人の中核市です。
明治・大正期のレトロな建築と街の中心を流れる中津川、遠くに見える山々が調和した、 ノスタルジーを感じる街並みが盛岡市の魅力です。
わんこそばや盛岡冷麺といったグルメも豊富にあり、米紙ニューヨーク・タイムズで「2023年に行くべき52カ所」に選ばれ、 リストでは英国のロンドンに続く2番目で、「東京から短時間で行け、人混みを避けて歩いて回れる珠玉の街」と紹介されています。

介護保険課 認定係
主任
菅原 紀一 氏

自治体名：	盛岡市
所在地：	〒020-8530　岩手県盛岡市内丸12-2
導入時期：	2023年4月
URL：	https://www.city.morioka.iwate.jp/
※当事例は2024年6月時点の情報です。