【岩瀬地方介護認定審査会】
福島県内で初！複数自治体から成る
介護認定審査会でmoreNOTEを導入

福島県岩瀬郡にある鏡石町と天栄村は、岩瀬地方介護認定審査会として合同で介護認定審査会を開催している。2町村庁内でのDX化の機運の高まりを受け、moreNOTE介護認定審査会デジタルパックを導入し、ペーパーレス化を実現。業務の効率化を図ることができた。選定理由から効果まで伺った。

導入効果	紙や印刷費用を大幅削減し、印刷機の占領がなくなった。資料を届けるのに要していた年間50時間以上の業務時間の削減や交通事故の心配がなくなった。スムーズな委員会運営により、介護認定にかかる時間を短縮できた。

インタビュー

操作性に優れた点と豊富な実績が導入を後押し

moreNOTE介護認定審査会デジタルパックを導入した背景について、お聞かせください

鏡石町様　岩瀬地方介護認定審査会は、鏡石町と天栄村が合同で行っており、１グループ４名構成で３グループ、全１３名で審査委員を務めています。月3回審査会を開催し、毎回委員4名と事務局分の資料を用意していました。紙の使用量は、年間約1万3,000枚以上。鏡石町の担当者が開催1週間前に毎回1時間半近くかけて委員に資料を手渡しし、開催後は資料をシュレッダーにかけて廃棄しなければなりませんでした。準備、配布、廃棄に時間と労力がかかり慢性的な時間外業務につながっていたため、ペーパーレス化による改善に期待を寄せました。
福島県内ではまだ、介護認定審査会でmoreNOTEを導入している自治体はなく、懸念はありましたが、DX化の重要性を鑑み、天栄村にもペーパーレス化の相談をしました。

天栄村様　天栄村としては、鏡石町に事務局をお願いし、資料の準備などを行っていただいています。大きな負担をかけていると感じていたので、話を聞き、鏡石町の負担が減るのであれば、ぜひ進めてほしいと思いました。

moreNOTE導入の決め手を教えてください

鏡石町様　庁内初のペーパーレスシステム導入のため、選定において失敗は許されないという思いがありました。他のペーパーレス会議システムも検討しましたが、moreNOTEは導入後のサポート体制が手厚いという点が大きな魅力でした。民間を含めた導入実績の豊富さや、管理者が許可したIPアドレスからしかログインできないなどのセキュリティ対策が講じられている点は高く評価でき、安心材料となりました。

わずか2ヶ月でmoreNOTEに慣れ、紙の資料が不要になった

導入はどのように進めましたか？

鏡石町様　2021年に検討を始め、2023年度に予算化。2023年12月に委員と事務局分の15IDで契約し、2024年2月の介護認定審査会から使い始めました。
タブレット端末はWindowsOSのタブレット型PC「Surface」を選定しました。DX化の重要性は庁内で共有されていたことと、介護認定審査会は効果が出やすいのではないかという期待があり、予算の確保に関しても企画財政課などの理解を得られ、スムーズに進みました。
委員に対しては介護認定審査会をペーパーレス化する計画があることを話したところ、少し不安の声は聞かれたものの、その必要性については理解をいただき、実際に利用する端末の選定にも携わっていただきました。1月にSurfaceを配布するとともに、販売店の担当者に操作説明会を開いてもらいました。電子機器の取扱いに不慣れな方もいましたが、タブレット端末の立ち上げ方からログイン方法、操作方法まで丁寧に説明してくれたので、委員も「ここまで説明してくれるなら、頑張ってみよう」と思っていただけたようです。2月と3月に開催した審査会ではタブレット端末だけではなく、念のため紙の資料も用意しました。しかし、委員はすぐに慣れて、「4月からは紙の資料はいらない」という声をいただき、ペーパーレスに完全移行できました。
審査会では、タブレット端末で資料を見るだけではなく、大型モニターにも資料を映し、委員から指摘があった箇所を拡大して見せる取り組みも試行錯誤しながら行っています。

実際に利用して、使い勝手はいかがですか？

天栄村様　紙の資料と変わらずペンやマーカーで書き込めますし、付箋機能もあるので業務の効率化が図れていると感じています。

鏡石町様　操作説明会では高齢の委員さんから、「紙で慣れているから難しいね」という声もあり、導入前は不安を感じていました。しかし、2月の審査会では一番スムーズに操作をしていて、安心しました。その姿を見て、操作性の高さを実感しました。
私たちも、決してパソコン操作が得意なわけではありません。そのため、契約後は何度も問い合わせをしました。初歩的な質問でも丁寧に教えていただき、サポート体制には大変満足しています。事務局としてはサポートセンターの存在も助かっています。委員にもサポートセンターを案内しており、私たちに問い合わせがこないところを見ると、サポートセンターを活用して問題を解決しているのかもしれません。
moreNOTEは二画面で資料が表示されるので、紙の資料とは大きく変わらずに運用できていると思います。2024年3月に審査資料の切り替え機能が追加され、さらに使いやすくなりました。

スムーズな審査会運営で必要な人がすぐに介護サービスを使えるように

導入の効果はいかがですか？

鏡石町様　2024年4月から紙の資料を用意しなくなったので、紙や印刷費のコスト削減は大きいでしょう。資料を印刷するために、印刷機を30分以上使用することもありましたが、それもなくなりました。委員の皆さんに資料を手渡すために、移動時間が年間50時間以上かかっていましたが、今はその時間を介護認定の他の業務に充てられます。費用対効果については、大きく期待しています。
委員に資料を届けると、「わざわざ申し訳ない」と言われることもあり、委員にも気を遣わせていたように思います。そうした観点からも、導入してよかったですね。

今後の展望をお聞かせください。

天栄村様　まだ全部の機能を利用できていないので、今後はより活用を図りたいと考えています。特に、新たに追加されたオンライン審査会機能を利用し、鏡石町と協力しながらオンライン開催も検討していきたいです。

鏡石町様　事前判定機能も使い、スムーズな進行を目指したいと思っています。介護保険要介護認定は、介護保険法により申請から30日以内に行うこととされています。moreNOTEを活用することで審査会がスムーズに行われ、迅速に認定ができれば、介護が必要な人が必要な時に介護サービスを使えるでしょう。そのためにも、moreNOTEを使いこなしていきたいですね。また、委員は任期が2年間なので、委員が変わった際にもスムーズに使ってもらえるように、今後は体制を整えていきたいです。
今回の経験を踏まえ、さらに鏡石町としてはDX化を推進し、住民サービスの向上などにつなげていくつもりです。

導入を考えている自治体にメッセージをお願いします

天栄村様　当村のように、他の自治体と合同で審査会を行い、事務局機能をお願いしている自治体は、事務局の負担軽減につながるので導入の検討をおすすめします。

鏡石町様　介護認定審査会はペーパーレス化を導入しやすく、効果も出やすいと言えるでしょう。もし自治体としてペーパーレス化を考えているのであれば、まずは介護認定審査会から始めるとよいと思います。

【鏡石町、天栄村ってどんなとこ？】

鏡石町
鏡石町は、自然豊かな環境と歴史的な魅力が満載の町で、美しい景色や親しみやすい地元の人々が訪れる人々を魅了します。「岩瀬牧場」「かがみいし田んぼアート」が有名です。

天栄村
天栄村は、静かな山間に位置し、四季折々の美しい自然が楽しめる場所です。伝統的な風情と温かい地域の雰囲気が魅力で、リラックスした時間を過ごせます。「羽鳥湖」が有名です。

鏡石町役場
福祉こども課
主任主査塚原健司氏(左)
主査山口和佳氏（中央)
天栄村役場
健康福祉課福祉係
主事揚妻未来氏（右)

自治体名：	岩瀬地方介護認定審査会（鏡石町、天栄村）
所在地：	鏡石町〒969-0492 福島県岩瀬郡鏡石町不時沼345 天栄村〒962-0592　福島県岩瀬郡天栄村大字下松本字原畑78番地
導入時期：	2024年2月
URL：	鏡石町 https://www.town.kagamiishi.fukushima.jp/ 天栄村 https://www.vill.tenei.fukushima.jp/
※当事例は2024年5月時点の情報です。