導入効果	年間、約12～13万枚の印刷、発送費用を削減できた。 審査会終了後に資料をタブレット端末から削除でき、個人情報保護が担保される。 職員の業務時間を年間約800時間削減でき、研修などに参加する時間ができた。

審査会終了後の資料削除に優れた点が導入の決め手に

moreNOTEを導入したきっかけについてお聞かせください

一部の委員からペーパーレス化を望む声が寄せられていたこともあり、2020年頃からペーパーレス化の検討を始めました。審査会は月30～40回開催されるのですが、毎回委員5人と職員1人の計6人分の資料を用意していたため、A3用紙を年間12～13万枚も印刷していました。また、発送にも毎年約110万円の費用がかかっていたため、ペーパーレス化によってこれらを解決したいと考えました。
ペーパーレス化の導入の前に、まずは審査会のオンライン化を進めました。審査会は夕方に開催するため、参加する委員が交通渋滞に巻き込まれ、移動に時間がかかるという問題があったからです。委員は医師の方も多く、急患対応により審査会への参加が困難となるケースも生じていたため、オンライン化によってこれらが解決できました。

moreNOTE導入の決め手を教えてください

まず、導入前にデモ体験ができることが条件の1つでした。そのため、moreNOTEともう1社が候補に挙がりました。
導入の決め手となったのは、資料の削除がしやすい点です。審査会で使用する資料には、個人情報が多く含まれています。審査会終了後には速やかに資料を破棄しなければなりません。もう1社のシステムは保存に重点を置いていた一方、moreNOTEは資料を削除しやすく、審査会に特化したシステムだと感じました。また、カレンダーが見やすい点もよかったです。

2画面表示が見やすく資料の見比べも容易にできる

導入はどのように進めましたか？

まずは委員にアンケートを実施しました。委員は紙の資料に慣れている方が多く、タブレット端末での見づらさを懸念する声が寄せられました。ただ、タブレット端末は、見づらい部分を拡大できます。紙の資料では文字が小さく見づらかった部分が、タブレット端末であれば見やすくなることを説明すると委員に理解してもらえました。
アンケートでは、通信環境についても調査しました。多くの委員にWi-Fi環境が整っており、オンライン会議を行えるパソコンやスマートフォンを持っていることが判明し、タブレット端末の扱いにも慣れていることが分かりました。また、Wi-Fi環境が整っていない委員には、テザリング機能を使い、オンライン会議ができる環境を整えました。タブレット端末ではなく、委員が所持しているパソコンにアプリを入れてほしいという希望もあり、こちらも対応して進めました。

導入はスムーズでしたか？

予想よりもスムーズでした。2022年にオンライン化を試験的に導入し、最初は対面を希望する委員のために審査会の会場への集合とオンラインとのハイブリッドで進めました。その後は完全にオンラインに移行し、パソコンやスマートフォンからオンライン会議システムに参加して、タブレット端末から資料を見る方法を採用しました。最初はmoreNOTEだけではなく、紙の資料も用意しましたが、2～3ヶ月で紙の資料は不要となりました。今では全員がmoreNOTEで資料を確認するようになり、moreNOTEの使いやすさに納得してもらえたと感じています。

moreNOTEの使い勝手について、お聞かせください

2画面表示がとても見やすいです。当初は資料を見比べるのに苦慮するのではないかという懸念がありました。しかし、2画面表示であれば資料を見比べることができるので、大きな支障はありません。
加えて、気になった部分があれば、付箋に書きこんで貼れる機能は便利です。付箋を貼った箇所も探しやすいので見落としがなく、疑問点や意見を伝えやすくなりました。
管理者が承認した端末からしかログインができないため、セキュリティ面についても、まったく心配せずに使っています。

審査会終了後の資料廃棄の手間も削減できた

導入による効果を教えてください。

費用対効果は大きかったです。導入にあたり、システムの導入費用のほかに、タブレット端末145台の購入費用がかかりましたが、紙、印刷、発送の費用を削減できました。さらに、会議をオンライン化したことで、移動費や交通事故リスクのための損害保険料も必要なくなりました。仮にオンライン会議のみ導入した場合、個人情報保護の観点から、会議終了後に資料を委員に返送してもらい、当組合で廃棄する必要があります。当然、発送費が余分にかかります。しかし、オンライン会議と同時にmoreNOTEを導入したことで、発送費用が必要なくなったうえ、廃棄にかかる手間もなくなりました。
moreNOTEによって省資源化も図れましたし、職員はこれまで準備などに時間を費やしてきましたが、推定では業務時間を年間800時間削減できる見込みです。この時間を研修などに充て、より質の高いサービスを提供できるようにしたいと考えています。また、自治体職員も働き方改革が求められているので、有休消化率の向上にもつなげていきたいです。

他の自治体へのメッセージをお願いします

当組合は、moreNOTEを導入して非常によかったと感じています。自治体の中には、会議のオンライン化を先行して進めているところもあると思いますが、同時にペーパーレス会議システムの導入をおすすめします。会議のオンライン化だけでは資料の廃棄などの問題が生じ、かえって時間も費用もかかってしまいます。一方、会議のオンライン化とmoreNOTEの導入を同時に進めれば、資料の扱いに関する問題が解決できます。さらに削減できるコストも大きいので費用対効果を示しやすくなり、予算要求もスムーズにできるはずです。

moreNOTEの今後の展開や期待をお聞かせください。

今は通常版を利用しているのですが、事前判定機能など更に使い勝手が良くなる機能がたくさんあるため、介護認定審査会デジタルパックの導入も検討しています。ただ、介護認定審査会デジタルパックは、審査対象者一人ひとりの資料を開かなければ付箋の位置を確認できません。現在利用している通常版は資料を複数開かなくても付箋の位置を確認できるのがとても便利なので、ぜひ、介護認定審査会デジタルパックの付箋機能を向上させてもらえると嬉しいです。

【八姶良・伊佐地区介護保険組合とは？】

姶良・伊佐地区介護保険組合は、霧島市、伊佐市、姶良市、湧水町の３市１町で構成されています。
姶良・伊佐地区は、霧島や桜島、曽木の滝といった景勝地、霧島神宮や鹿児島神宮などの史跡や文化財が多い地域であり、多くの観光客が訪れています。また、鹿児島空港や高速道路、ＪＲなど交通の利便性も高く、企業立地が積極的に行われています。伊佐米・湧水米、霧島茶、黒酢、畜産物、芋焼酎などの特産品も豊富にあり、住み心地のよい地域として発展している地域です。

事務局長
堀之内 真一 氏（前中央）
主査
楠元 亮太 氏（前左）
主任主査
黒松 雄大 氏（前右）

自治体名：	姶良・伊佐地区介護保険組合
所在地：	〒899-5192 鹿児島県霧島市隼人町内山田1丁目11－11
導入時期：	2023年4月
※当事例は2023年12月時点の情報です。