【久万高原町】moreNOTEの活用で、
議会の質向上と紙の使用量ゼロを目指す
久万高原町議会の特別委員会では職員の業務効率化や紙の削減が課題となっていた。そこで、コピー時間や資料の差し替えなどの作業の手間削減を目的とし、moreNOTEを導入した。具体的な運用方法と効果を伺った。
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直感的に操作できる点、容量の追加がしやすい点を評価
moreNOTEを導入した背景には、どのような課題があったのですか
久万高原町議会には、議員で構成されたデジタル特別委員会という組織があります。そのなかで、職員の業務効率化や紙の削減には、ペーパーレス会議システムの導入を進めていかなければならないという意見が出ました。
議会の資料だけでもかなりの量の紙を使用します。コピーに時間がかかりますし、資料の内容に変更が生じると差し替えも行わなければなりません。作業に手間がかかることは、以前から課題になっていました。ペーパーレス会議システムを導入すれば、職員の業務負荷や紙の使用量も大幅に削減できます。
moreNOTEに注目した理由と導入の決め手を教えてください
導入実績の多い「moreNOTE」ともう1社のサービスで比較検討しました。
2社には、機能等を説明していただくプレゼンテーションと、実際に議員にタブレットを操作してもらう研修を行っていただきました。その後、各議員に費用面のことを説明して、どちらを選択するかを議論し、議員の了解を得てmoreNOTEを採用しました。
moreNOTEは直感的に操作できる点を評価しました。議員には年配者も多く、IT機器に慣れてもらうには時間がかかります。そのため、簡単に操作できるmoreNOTEが良いと考えました。
また、moreNOTEは画面の同期ができるところが優れていると考えました。もう1社のサービスも見たいページに飛ぶことはできますが、画面の同期機能がないためページをめくるには各自で操作してもらう必要があります。会議中に資料のどこを議論しているのか、どのページを見ればいいのかが分からなくなり、迷子になってしまうという懸念がありました。しかし、moreNOTEでは、発言者が説明しているページが同期されるので、各自で操作する必要がありません。
また、クラウドの容量は必要な時に必要な分だけ追加できることも利点として評価しました。もう1社のサービスではそのような細かい契約ができませんでした。
ブラウザからの資料アップロードと、会議カレンダーが便利
moreNOTEの使い勝手はいかがでしょうか
直感的に操作できるので、とても使いやすいと感じています。データのアップロードもブラウザで簡単にできます。
当初、データのアップロードは議会事務局がまとめて対応していたのですが、現在は基本的に会議資料の各担当者に任せています。
また、会議カレンダーは重宝しています。他のサービスにはこのような機能はありません。会議資料にアクセスしやすいので、とても助かっています。
議会の質向上に役立つことを期待
moreNOTE導入後の効果について教えてください
ペーパーレス化は始まったばかりで、まだ具体的にどれくらいの紙が削減されたかの数値は見えていない状態です。それでも、紙の使用量が減っていることは明らかですし、できる限り紙の資料を使わない方針でペーパーレス化を進めています。
また、会議資料の追加や差し替えが簡単に済むようになり、業務の効率化が図れていると実感しています。
moreNOTEの今後の展開や期待はいかがでしょうか
年に4回開催される議会では、3cmもの厚みがある資料を議員と課長あわせて約30名に配布しています。さらに3月の議会では、それとは別に同じボリュームの予算資料が追加されます。紙の使用量はもちろん、コピーの時間も膨大になります。それがタブレット1台で済むのであれば大幅な紙の削減と業務の効率化が図れます。
また、moreNOTEのペーパーレス会議で使用するタブレットは持ち歩いて使えるようにSIM入りのものを用意しています。分からないことがあれば、議会中にタブレットで検索もできます。「次回に回答します」のような先送りも減らすことができるため、議会の質の向上に役立つと期待しています。
できれば全職員にタブレットを配布し、moreNOTEを活用したいのですが・・・。それでもペーパーレス化は進めていかなければなりません。ひとり1台が難しければ共有して活用することも考えたいと思っています。
紙の使用量はゼロにはならないかもしれません。それでも、限りなくゼロに近い状態を目指したいと考えています。
【久万高原町ってどんなとこ？】
久万高原町は、愛媛県のほぼ中央部に位置し、旧久万町・面河村・美川村・柳谷村の４町村が合併して誕生した高原の町で、総面積は584平方キロメートルと県内市町で最大です。基幹産業は豊かな森林資源を活用した林業や、気候を生かしたトマトやピーマン栽培を中心とする農業です。西日本最高峰の石鎚山をはじめ、日本三大カルストに数えられる四国カルスト、仁淀ブルーとして近年有名な仁淀川の源流域に広がる面河渓など自然遺産の宝庫です。冷涼な気候に恵まれ、春の花、夏の避暑、秋の紅葉、冬のスキーと四季折々の魅力をお楽しみいただけます。
愛媛県久万高原町
総務課 木下 勝也 氏
総務課 西田 朋洸 氏
| 自治体名： | 愛媛県久万高原町 |
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| 所在地： | 〒791-1201 愛媛県上浮穴郡久万高原町久万188番地 |
| 導入時期： | 2022年11月 |
| URL： | https://www.kumakogen.jp/ |
| ※当事例は2023年2月時点の情報です。 | |
