導入効果	iPadをひとり1台配布することで、会議資料の見返しが効率的になった。 2019年比で60%の紙削減を目標達成できる見込み。 紙代、印刷代、人件費、保管場所などの課題が解決。

機能や価格面からmoreNOTEを採用した

moreNOTEを導入した背景には、どのような課題があったのですか

連合理事会という生活クラブの理事が集まる月次の定例会議や、事務局の会議など、月に約15～16回の会議が開催されており、月に4万枚もの紙が使用されていました。
紙代、印刷代、人件費などの膨大なコストや、資料の保管場所の課題があったことから、会議資料のペーパーレス化に向け検討を始めました。

moreNOTEに注目した理由と導入の決め手を教えてください

2013年にペーパーレス会議システムの導入が検討されたのですが、黎明期で、理想とする機能がなかったため、見送りました。改めて2020年に検討が再開され、機能や価格面から各社の製品を比較検討しました。そして２社に絞り込み、最終評価でmoreNOTEに決定しました。
評価したポイントは、①フォルダ内をリスト表示できる機能、②マーカーを引いた際に直線に補正される機能、③会議前後の確認に役立つしおり機能、④複数の資料を並べて表示できる機能、⑤ユーザーを追加する際のコストなどです。段階的にユーザーを増やすことを考えていたため、特に⑤を評価しました。

紙資料と同様の利便性と、
デジタルならではのアクセスの良さ

moreNOTEのご利用用途を教えてください

全ての会議を一度にmoreNOTEに切り替えることは難しいため、先行して定期で開催している最も参加者が多い連合理事会からmoreNOTEを活用する計画を立て導入しました。
今後は、月次の定例会議や、事務局の会議などでも利用していきたいと考えています。

moreNOTE導入の流れを教えてください

会議で資料を閲覧するためのツールという位置づけで導入しました。利用していく中で、過去の会議資料を見返す場合に便利だと分かり、会議資料を一定期間保存しておく必要が出てきました。しかし、全ての資料を保管するとなると、どうしても容量が足りなくなってしまいます。そのため、保存期間のルールを決めて削除することも検討しながら運用しています。

moreNOTEの使い勝手はいかがでしょうか

紙資料の持ち運びが不要になり、会議ごとに資料が溜まっていくというストレスがなくなりました。
利用者は職員から組合員まで様々なので、操作が簡単で便利なことが求められます。その点、moreNOTEなら直感的な操作で誰でも使いこなせます。さらにmoreNOTEは紙の資料のような書き込みや、資料の見返しが簡単にできることが好評です。
今はまだ、会議資料の閲覧のみの使用で、全ての機能を使いこなしているわけではありません。個人的には手書き機能とカレンダー機能をよく活用しています。フォルダから資料を探す手間がなく、会議カレンダーから必要な資料にすぐアクセスできることが便利だと感じています。

moreNOTEのユーザーを100人に増やし、
さらなる効率化を図る

moreNOTE導入後の効果について教えてください

ペーパーレス化を推進する中で、SDGsの観点から、2030年までに、2019年比で60%の紙削減という目標を設定しました。
連合理事会でmoreNOTEを活用していますが、GreenAction機能で見ると、昨日だけで3,610枚の紙が削減できた計算です。とても効果が出ており、現時点ですでに目標である60%の削減に到達する見込みです。

moreNOTEの今後の展開や期待はいかがでしょうか

導入当初、先行して連合理事会からmoreNOTEを活用するため、タブレットを35台導入し、33の生活クラブの理事に1台ずつ配布しました。利用していく中で、紙削減の効果が確実に出ていることや、資料閲覧などの利便性を評価し、ユーザーを100人まで増やし、その他の会議でも利用しています。
今後はさらなる紙の削減と利用できる会議を増やすため、ユーザーの追加を検討しているところです。タブレットの台数をどこまで増やすかも検討しなければなりません。月に1度しかない会議でも使用する場合、多くのタブレットが必要となるためと費用対効果の問題も出てくるでしょう。しかし、まだ削減しなければならない会議資料は残っています。まずは取り組み、効果を測りながらmoreNOTEの活用拡大を考えていきたいと思います。

団体名：	生活クラブ事業連合生活協同組合連合会
所在地：	〒160-0022 東京都新宿区新宿6丁目24-20　KDX新宿6丁目ビル 5階
導入時期：	2021年6月
URL：	https://seikatsuclub.coop/
※当事例は2023年7月時点の情報です。