SDGsへの取り組み　ペーパーレス化から始めよう！

はじめに

2015年、国連サミットで「持続可能な開発目標（SDGs）」が採択されたこともあり、近年サスティナビリティの取り組みに対する関心が高まっています。
その中でも、環境問題に対する取り組みの一環として資料のペーパーレス化が注目を集めています。
また、昨今のコロナ禍でのワークスタイルの変化により、リモートワークなどオフィス外で勤務する働き方も推進され、資料のペーパーレス化に取り組む企業が増えています。
しかし、紙媒体をそのまま電子化することだけではペーパーレス化の達成にはならず、業務プロセスを見直し、効率化やデジタル化をセットで考えていく必要があるなど、意外と一筋縄ではいかないもの。
そこで、本記事ではSDGsへの取り組みとしても注目されているペーパーレス化についてご紹介していきます。

１．SDGsとペーパーレスの関連性

▮ ペーパーレスとは？
ペーパーレスとは、紙を使用せずにデジタル技術を活用して情報を共有することを指します。
例えば、紙の文書をスキャンしてデジタル化し、電子メールやクラウドサービスを使って共有することが挙げられます。
紙を使わないことで、森林の破壊や廃棄物の量を減らすことができるため、
ペーパーレスは、環境にやさしい取り組みとして注目されています。
▮ SDGsとは？
SDGs（Sustainable Development Goals）は、国連が2015年に採択した、2030年までに持続可能な世界を実現するための17の目標です。
これらの目標は、貧困や飢餓、健康や教育、エネルギー、水、気候変動など、様々な分野にわたっています。
SDGsは、持続可能な開発を促進し、世界の課題を解決するために設定されました。

２．ペーパーレス化のメリット・デメリット

様々なメリットがあるペーパーレスですが、コスト面やシステム面でデメリットもあります。
メリットとデメリットを知り、それぞれの側面をよく検討した上でペーパーレス化を進める必要があります。

▮ ペーパーレス化のメリット
①コストの削減
ペーパーレスを推進することで、様々なコストを削減することができます。
印刷物や封筒、切手などのコストはもちろん、印刷に携わる人件費や資料の保管場所についても削減することができます。
②情報の管理や共有の効率化
電子文書には、キーワード検索やタグ付け機能などが備わっている場合が多く、必要な情報を素早く見つけることができます。
また、複数の人が同時にアクセスできるクラウドストレージなどのデジタルプラットフォーム上で共有することで、
チーム間のコミュニケーションや共同作業がよりスムーズになる可能性があります。
③紛失・破損のリスク軽減
サーバーやクラウドストレージなどに保存することができます。
これにより、データのバックアップを容易に行うことができ、データの紛失・破損に対するリスクを軽減することができます。

▮ ペーパーレス化のデメリット
①導入時にコストが発生する
ペーパーレス化を実施するためには、電子文書の保存・管理に必要なハードウェアやソフトウェアを導入する必要があります。
ペーパーレス化の範囲が広がるほど、初期投資が高額になってしまう傾向があります。
事前に導入コストと削減できるコストがどのくらいなのかを確認しておくことが必要です。
②セキュリティの問題
ハードディスクの故障やネットワークの障害などによって、データが失われる可能性があります。
また、コンピューターウイルスやサイバー攻撃のリスクもあるため、セキュリティ対策が必要です。
システム障害が起こった際のオペレーションなどを事前に決めておくことが大切です。
③慣れるまで業務効率が低下する
従来の紙媒体から電子文書に変えることで、作業手順や環境が変わるため、
新しいシステムやソフトウェアを使い慣れるまで、操作や手順が遅れることがあります。
長期的には文書の検索や共有が容易になるため、作業効率が向上することが期待されますが、
初めは適応期間が必要になると考えておくことが大切です。

３．ペーパーレスに取り組む自治体・企業のご紹介

現在、多くの企業がSDGsへの取り組み内容を公表しています。
各社の事例を参考にすることで、自社でできる取り組みのヒントを得られることもあります。
実際にペーパーレス化に取り組んで、SDGsに貢献している事例をご紹介します。

▮ 事例のご紹介
①　しれとこ斜里農業協同組合様
しれとこ斜里農業協同組合様では、100ページほどになる資料を使う会議があるなど、紙の会議資料が多いことが課題でした。
ペーパーレスシステムを導入することで、印刷に費やしていた人件費の削減だけでなく
会議がスムーズに進行できることで業務効率が上がることでのコスト削減にも成功しています。
②　佐賀県様
佐賀県様では、テレワーク推進に伴いペーパーレス会議システムの導入を検討していました。
会議中の画面同期機能があること、セキュリティに関する制限や、AＤ連携があることなど、いくつかの条件のもとペーパーレス会議システムを探していました。
ペーパーレスシステムを導入することで、職員4,000人でペーパーレス化を実現し、1年間で45万枚、約450万円のコスト削減に成功しました。
③　大東文化大学様
大東文化大学様では、多くの会議があり大量の紙資料が発生していたため、ペーパーレス化の推進を検討していました。
ペーパーレスシステムを導入することで、会議資料のペーパーレス化だけでなく、
進路相談やオープンキャンパスで利用する資料のペーパーレス化にも成功しています。

上記3団体様は、弊社ペーパーレスシステムの「moreNOTE」を導入しペーパーレスの効果を実感いただいております。
moreNOTEは、わかりやすい操作性に加え、費用が安価なため導入コストが抑えられ、手軽にペーパーレスを始められるシステムです。
さらに開発元である、弊社（富士ソフト）は情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)の認証取得しているなど、
情報セキュリティに対して高い水準を維持しているため、自信をもってお勧めできる製品となっております。

４．まとめ

▮ ペーパーレスを始めるなら「moreNOTE」
今回はペーパーレスとSDGsの関連性についてご紹介いたしました。
ペーパーレス化に取り組むことは、業務効率化やコスト削減だけでなくSDGsへの貢献も実現します。
また、リモートワークなどの新たな働き方に対応でき、従業員の業務負担軽減にもつながると考えられます。
多くの企業で導入されているmoreNOTEは、ペーパーレス化のデメリットを最小限に抑えてペーパーレス化を推進することが可能になります。
まずは一度無料のトライアルをして、実際にどのような効果がはかれるか試してみませんか？
ぜひ、ペーパーレス化の促進をご検討されている方は、お気軽にご相談ください。

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