導入効果	議会が一丸となってペーパーレス化に取り組み、年間40万枚の紙を削減 議会資料の準備にかかる人員と時間を大幅に削減できた 会議資料をカレンダーに紐づけて管理でき、必要な時に確認できるようになった 画面同期・画面分割機能を活用し、利便性を実感した

moreNOTEを活用して、ペーパーレス化の推進を決定

導入のきっかけは何でしたか

令和元年度に議員で構成される議会改革検討会議が発足しました。そのなかでペーパーレス化に取り組むという方針が決まり、議会事務局職員で構成されるペーパーレス化推進チームが発足しました。ちょうど同じタイミングで、徳島県と市町村の情報化推進協議会でも、ペーパーレス化を目指す動きがあったのです。議会としてもペーパーレス化を推進していくことが決まっていたので、情報化推進協議会のほうにも参加させてもらうことになりました。
情報化推進協議会にNTTデータ四国様が参加されていてmoreNOTEを説明していました。moreNOTEに興味を持ち始めたきっかけは、そのタイミングでしたね。

導入の決め手を教えてください

最終的にはプロポーザルでの選定ですが、moreNOTEは必要となる全ての機能を標準で備えていました。議会での運用を想定すると、ペアリング機能、資料と読み原稿を並べて表示できるように画面分割が簡単にできる機能、そして、報道機関等、外部へ会議資料を提供するためにダウンロードURLを発行する機能が必要でした。

約２年かけて、ペーパーレス化を進めていった

導入までのスケジュールを教えてください

紙での運用から、いきなりペーパーレスに切り替えるのは難しいと考えたので、令和2年の夏にペーパーレス会議システムのサンプルとして、moreNOTEの議員向けの体験会を実施し、議員の皆さんが直接触れる機会を作ることで具体的な利用イメージを持ってもらいました。令和3年からタブレットの調達や運用方法を検討し、moreNOTEの導入が正式に決まってからは議員や職員向けの研修を複数回実施。ペーパーレス化を推進するチームが発足してから２年ほどの歳月をかけて、段階を踏んでペーパーレス化を進めていきました。

議会内で実施されているほぼ全ての会議でmoreNOTEを活用

どのように活用しているのですか

本会議や委員会等、そして、職員によるリーダー会など、議会内で実施しているほぼ全ての会議でmoreNOTEを活用しています。他にも、本会議の会議録の共有等、会議以外でも幅広く活用しています。現在、moreNOTEを日常的に利用している人数は、議員と議会事務局職員を合わせて60名程度います。さらに委員会には関係部署の方が多く出席しますので、委員会が開催される日は合計で100名ほどの人がmoreNOTEを活用していますね。

実際にmoreNOTEを使ってみてどうでしたか

直感的に操作ができるので非常に使いやすいです。カラーの資料が使用できるようになり、拡大もできるので見やすくなりました。また、画面同期機能を使うと、資料の説明箇所が全員に伝わるので、理解度も高まりますし、発表者が頻繁に入れ替わる会議もあるので、発表者の切り替えが簡単に素早くできるのは使いやすいなと感じました。また、画面分割機能を使い、画面半分は同期しながら、半分は自分が見たい資料が見られるのも便利です。
moreNOTEにはその他にも便利な機能が数多くありますが、一番評判がいいのはカレンダー機能です。カレンダーに紐づけて資料を管理することができるので、あとからでも簡単に探したい資料を見つけることができるので、重宝しています。

年間40万枚の紙を削減！今後さらなる削減を目指す

moreNOTEを導入してどのような効果を感じていますか

moreNOTEを使い始めたばかりなので、あくまで見込みの数字にはなりますが年間で約40万枚の紙削減につながっています。議案など多くの資料を準備する会議が多く、通常の職場と比較しても使用している紙の枚数は圧倒的に多い環境だと思います。
使用する紙の枚数が削減されただけでなく、人件費も削減できています。広い議場で、全ての資料を順番通りに並べていく作業は非常に大変で、3～5人体制でも多くの時間がかかっていました。しかし、moreNOTEを活用することでそのような紙資料の準備作業が不要になり、大幅にコストカットすることに成功しました。

今後の展開や要望を教えてください

年間約40万枚規模の紙の削減に成功しましたが、まだペーパーレス化できていないものが残っています。完全にはペーパーレス化できないものも存在しますが、moreNOTEを使用する用途を増やし、徐々に紙の枚数を削減していこうと考えています。
また、今後はますますテレワークやオンライン会議の機会が増えると思います。そのためには会議資料をペーパーレス化できていることが前提となりますので、さらに積極的にmoreNOTEを活用していきたいと考えています。
moreNOTEへの要望についてですが、会議参加者がリアルタイムで資料や白紙に同時書き込みができる機能があれば、より便利になるのかなと感じています。現在の機能では複数人が同時に書き込むことができないので、この機能があればアイデアを出し合う等、会議を活性化させたり、情報共有のひとつの手段になるのではないかと思っています。

【　徳島県ってどんなとこ？　】

徳島県は四国の東側に位置し、南を高知県、北は香川県と県境を接しており、東には太平洋の大海原が広がっています。兵庫県の淡路島と大鳴門橋で結ばれており、本州から車移動する場合の四国の玄関口といった役割も果たしています。また、徳島県といえば、「阿波おどり」「鳴門の渦潮」「祖谷のかずら橋」などが見どころで、「徳島ラーメン」などのグルメや、「鳴門わかめ」「なると金時」などのブランド食材も充実しています。

徳島県議会
事務局 政策調査課 政務調査担当
幸田 俊樹 氏

団体名：	徳島県議会
所在地：	〒770-8570　徳島市万代町1丁目1番地
導入時期：	2021年9月
URL：	https://www.pref.tokushima.lg.jp/
※当事例は2022年7月時点の情報です。