【全日本金属産業労働組合協議会】コロナ禍のリモート会議でもスムーズに資料共有
国際会議のタイムラグも、moreNOTE Hello!が解決
全日本金属産業労働組合協議会では、会議のペーパーレス化のためにmoreNOTEを導入。コロナ禍前の導入だったため、テレワークに移行してからもスムーズに会議を実施できた。他にはどのように活用し効果が出ているのか話を伺った。
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会議資料の準備に膨大な紙と時間を使っていた
moreNOTEを導入したきっかけを教えてください。
全日本金属産業労働組合協議会（金属労協）は、その名の通り、金属産業の労働組合が結集した組織です。1964年5月に結成され、現在のメンバーは約210万人です。インダストリオール・グローバルユニオンに加盟しており、世界中の製造に関わる労働者の連帯、交流を推進し、労働者の諸権利を守り、労働条件を向上させることを目的として活動しています。
moreNOTEを導入したのは、会議で使用する紙の資料が多かったからです。例えば、1回の会議で、厚さが1センチ以上はある分厚い紙資料を、10～15名に配布していました。会議は月に2、3回はあるので、合計するとかなりの量になります。
その資料の印刷が完了するのは、3台あるコピー機をフル稼働させても会議の1時間前。会議直前に内容が差し替えになることもあります。手間がかかるため、会議の開始時間に間に合わないこともありました。前日に準備を終わらせるのが理想ですが、資料が揃うのが当日になってしまうこともあるため、なかなか実現できずにいました。
会議終了後は、各自で資料を保管しているのですが、量が多く場所を取るので最終的には廃棄されています。困るのは、過去の資料を見返したいときです。廃棄済で、手元にないということが度々ありました。そのため、会議をペーパーレス化しようと方針を決めて取り組みました。
他の製品と比較されましたか？また、導入の決め手はなんだったのでしょう？
複数の製品を比較検討しました。導入前にトライアルをしましたが、moreNOTEはとにかくシンプルで使いやすいことを評価しました。
コロナ禍のリモート会議もスムーズに実施できた
moreNOTEはどのように利用されているのでしょうか？
事務局会議や常任幹事会など、ほぼ全ての機関会議で活用し、資料をmoreNOTEで閲覧しています。現在は、コロナ禍で会議がリモートになったので、会議では、ビデオ会議ツールのWebExとmoreNOTEを併用しています。
導入したのは2019年のコロナ禍の前でしたが、リモート会議にスムーズに移行できたので、導入しておいて本当に良かったと思います。moreNOTEがなければ、今頃どうなっていたのかと思うと恐ろしくなります。
moreNOTEの使い勝手はいかがでしようか？
シンプルな操作で、問題なく使いこなしています。
会議カレンダーを活用しているのですが、ログインすると予定している会議が表示され、すぐに会議に入れるので便利です。
資料にメモをするには、紙の方が書きやすいとの意見もありましたが、今ではそのような声は聞かなくなりました。みんな操作に慣れたのだと思います。
導入後の効果はいかがでしょうか？
印刷する時間と手間が削減できたことのメリットは大きいですね。大きな資料でも数秒でアップロードが完了しますので資料の差し換えも容易です。紙や時間の削減といったコスト的な効果もありますが、コロナ禍で紙の資料を事前に配布することなく会議が運営できるという効果もあったと思います。むしろ、それがとても大きいと感じます。
国際会議ではmoreNOTE Hello!の資料共有とチャットが活躍
moreNOTE Hello!も利用されていますね。
moreNOTE Hello!は、昨年のリリース時にお知らせをいただいて知りました。
リモートで行う国際会議で使えるのではというアイデアから、40名以上が参加する国際会議で初めて大々的に使うことになりました。
国際会議は日本語の同時通訳が入ります。発表者は、日本語以外の言語で作られたプレゼン資料を画面共有して説明しますが、表示される資料と通訳の音声にタイムラグが生じていまい、どこを話しているのか聞く側が迷子になってしまうことがあります。そのため、日本の参加者向けに、事務局が通訳に合わせてmoreNOTE Hello!で日本語の資料のページをめくり、参加者に同期させることを考えました。また、チャットを使って、発表者の情報や主張の内容などをリアルタイムに情報提供しました。
この会議は、時差の都合で17時～24時に開催されるのですが、参加者が途中で集中力が途切れたり、孤独感を感じたりしないという効果もあったと思います。会議後のアンケートでは、多くの参加者から「moreNOTE Hello!で、より内容の理解が深まった。」と好評をいただきました。
moreNOTE Hello!の使い勝手はいかがでしょうか？
直観的に迷うことなく使うことができています。マニュアルも用意していましたが、見るまでもなく、みんな使いこなしています。moreNOTEのアカウントがない外部の人とでも、手軽に使える点が良いと思います。
今後の展開や期待はいかがでしょうか？
現在、外部との会議はユーザー管理が難しくなるためmoreNOTEを使っていないのですが、moreNOTEとmoreNOTE Hello!が、シームレスに使えるようになれば、より活用の幅が広がると思っています。
事務局長
浅沼 弘一 氏
| 会社名： | 全日本金属産業労働組合協議会 |
|---|---|
| 所在地： | 〒103-0027 東京都中央区日本橋2丁目15-10 |
| 導入時期： | 2019年9月 |
| URL： | https://www.jcmetal.jp/ |
| ※当事例は2021年11月時点の情報です。 | |
