コロナ禍でビジネスパーソンのワークスタイルは大きく変わり、在宅勤務で家からオンラインで会議に参加というスタイルも一般的になった。けれども、どのような働き方でも「業務効率化」という命題は変わらない。「moreNOTE」はオンライン会議でもリアルな会議でも、会議の業務効率化を大きく支援する。

リアルとオンライン　これからの業務効率化

コロナ禍の影響で一気に広がった在宅勤務やモバイルワーク。通勤の手間がない。無駄な移動時間がない。時間のやりくりに融通が利く…など、そのメリットを感じている人は多い。中小企業にも導入は広がっているため、コロナ禍が収束した後も出社が前提の以前のワークスタイルに完全に戻ることはないだろう。これからは、リアルとオンラインを併用したワークスタイルが主流になるのではないだろうか。

社会と共にワークスタイルが変わっても、変わらない取り組みもある。その一つが、コロナ禍以前から企業にとっての大きなテーマだった「いかに業務効率化を図るか」だ。どのようなワークスタイルになっても、業務効率化は永遠のテーマなのだ。

では、ポストコロナ時代に、企業は業務効率化をどう進めていけばいいのだろうか。中でも課題となるのは、全業種で共通して取り組む必要がある「会議の効率化」だ。

ペーパーレスシステム「moreNOTE」で「新時代の会議」を始めよう

企業の意思決定を行う経営会議にしろ、日常の業務で行うミーティングにしろ、時間ばかりかけて結果が出ない、毎回資料を用意する手間と時間の負担が大きい、大量の紙を出力して無駄が多い……といった指摘がかねてからある。効率化につながるさまざまな会議術などが提案されてきた一方で、テクノロジーの進歩で少なくとも資料準備の面では大幅な改善が可能になっている。

それを可能にするソリューションの一つが、「moreNOTE」だ。3,800社以上の企業や自治体などに導入され、4年連続シェアNo.1（*）を獲得しているペーパーレス会議システムだ。インターネットがつながっていれば離れた場所からでも利用できるため、リアルで参加するメンバーとオンラインで参加するメンバーが混在するハイブリッドな会議でも活用できる。

• ITR「ITR Market View：ユニファイド・エンドポイント管理市場2020」会議向けモバイルコンテンツ管理市場：製品別売上金額シェア（2017～2020年度予測）

「moreNOTE」を利用すれば、オンラインでの資料の共有が簡単にできるため、大量にコピーしてファイリングするといった事前準備の手間や用紙の無駄がなくせる。さらに、情報システム部門向けのサポートしか受け付けないシステムが多い中、「moreNOTE」は個々のユーザーからの操作方法などの問い合わせにも対応しているため、社内の情報システム部門の業務負荷を減らす効果も期待できる。

柔軟な資料共有が可能な「moreNOTE」で会議の「質」も向上

オンラインでの資料共有というと、Microsoft TeamsやZoomなどのWeb会議用のツールを利用している人も多いだろう。確かに、画面共有機能を利用すれば資料を共有できるが、自分が見たいページに自由に移動することはできないし、資料に関するメモを取るには、別のアプリケーションを利用するか手元で紙のメモを取るしかない。

その点、Web会議ではなくオンラインでの資料共有がスタート地点の「moreNOTE」であれば操作の柔軟性が高い。画面同期機能で、発表者と同じページを参加者全員の画面に表示させることができ、ポインタ操作やペンでの書き込みも同期されるので、どこを説明しているのかが常に分かる。さらに、画面同期を一時的に解除して別のページを見たり、自分だけのメモを書き込んだりすることもできるため、紙で配られた会議資料を閲覧する感覚で利用できる。

カレンダー形式で、会議の予定や関連する資料を表示させることも可能だ。その日の会議資料にすばやくアクセスできるだけでなく、過去の会議で共有された資料にも簡単にたどり着けるため、ファイルサーバーの共有フォルダを探し回ったりする手間も減る。こうした使い勝手のよさから、Web会議システムと併用しているユーザーも多い。

「moreNOTE」を活用することで、会議の開催にともなう業務の効率化だけでなく、会議の「質」も向上させられるだろう。新しいワークスタイルに対応し、企業にとっての永遠のテーマである業務効率化をサポートする「moreNOTE」。詳細は、資料請求や無料トライアル申し込みも可能な下記Webサイトで確認してほしい。

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